Behörden und öffentlicher Dienst: Strukturierte Ablage und DSGVO-konforme Datenhoheit
In der öffentlichen Verwaltung, der Justiz und im Sicherheitssektor gelten strengste Anforderungen an die Aktenführung und den Schutz sensibler Daten. Während die Schriftgutverwaltung papiergeführte Akten lückenlos organisiert, werden zugehörige digitale Daten – wie Beweismittel, Audioaufnahmen, Geodaten oder Baupläne – zwangsweise oft isoliert aufbewahrt. Die patentierte FiLEREX-Systemlösung führt diese getrennten Welten prozesssicher zusammen. Sie heftet digitale Datenträger physisch und unverlierbar direkt beim zugehörigen analogen Vorgang im Aktenordner. Bereits im anspruchsvollen täglichen Dienst bei Polizeibehörden bewährt, sichert dieses System die vollständige physische Datenhoheit und schützt sensible Behördendaten vor unbefugtem digitalen Zugriff.
Konkrete Einsatzszenarien im behördlichen Alltag
Beweissicherung & Ermittlungsakten (Polizei & Justiz)
Bei der polizeilichen Ermittlungsarbeit und in Gerichtsverfahren ist die unveränderbare Kette der Beweismittelführung (Chain of Custody) entscheidend. Digitale Beweismittel, Protokolle oder Bild- und Videomaterial (z. B. aus Bodycams) können auf primeStorage©-Datenträgern fälschungssicher gespeichert und direkt „unverlierbar“ in der physischen Ermittlungsakte abgeheftet werden. Dies verhindert Verwechslungen im Archiv und garantiert, dass Akte und digitaler Beweis immer eine geschlossene Einheit bilden.
Verwaltungsakten, Liegenschaften & Kommunen
Ob Bauamt, Denkmalschutz oder Kommunalverwaltung: Komplexe Vorgänge erfordern oft das parallele Handling von Papierdokumenten und riesigen digitalen Datenmengen (z. B. CAD-Zeichnungen, hochauflösende Pläne oder GIS-Geodaten). Durch das direkte Einheften des Datenträgers in die jeweilige Bürger-, Objekt- oder Liegenschaftsakte entfallen zeitintensive Suchzeiten in dezentralen Netzlaufwerken. Der Vorgang bleibt jederzeit für jeden Sachbearbeiter vollständig greifbar.
Schnittstellen-Sicherheit & Verschlusssachen (VS)
Die Speicherung hochsensibler oder als Verschlusssache (VS) eingestufter Daten in externen Cloud-Infrastrukturen ist für viele Behörden aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen. Die physische Speicherung auf geprüften Business-USBs ermöglicht eine absolute Datenhoheit (Air-Gapping). Daten bleiben isoliert auf dem Datenträger und sind vor Cyberangriffen, unerwünschtem Netzabfluss und unbefugtem Online-Zugriff geschützt – sicher weggeschlossen im Registratur-Schrank.
Technische B2B-Vorteile im öffentlichen Sektor
FiLEREX Speicherlösungen sind speziell auf die strengen Vergaberichtlinien und Sicherheitsstandards des öffentlichen Sektors ausgelegt:
- Garantierte Datenstabilität: Verwendung selektierter Speicherbausteine aus ISO 9001-zertifizierter Fertigung für eine sichere Ladungsstabilität (bis zu 10 Jahre) bei stromloser Aufbewahrung in der Akte.
- Lückenlose Beschaffungs-Compliance: Vollständige Registrierung nach dem Elektrogesetz (WEEE/EAR), RoHS-Konformität und lückenlose Abführung aller Urheberrechtsabgaben (GEMA) für eine risikofreie behördliche Beschaffung.
- auditSafe© WORM-Sperrung (Optional): Für revisionssichere Ablagen blockiert die optionale WORM-Technologie nachträgliche Manipulationen, Überschreibungen oder Löschungen von behördlichen Protokollen und Beweismitteln.
- Farbcodierte Strukturierung: Gehäusekomponenten und Schieber lassen sich farblich anpassen, um beispielsweise Schutzklassen (z. B. VS-Nur für den Dienstgebrauch) sofort visuell im Ordner zu signalisieren.