Ein Ratgeber von FiLEREX
Haptische Datenhoheit™: Wichtige Daten gehören in die Akte
Haptische Datenhoheit heißt: Wichtige digitale Daten bekommen wieder einen festen Ort, den man anfassen kann. Ein USB-Stick wird wie ein Blatt Papier im Ordner abgeheftet. Sie entscheiden, wer ihn bekommt. Der übergebene Stand bleibt bei der Akte und lässt sich lesen, auch wenn Netz, Portal oder Anbieter ausfallen.
Die Akte ist da. Wo sind die Dateien?
Papier hat einen Ort: den Ordner im Regal. Die Dateien dazu haben oft keinen.
Pläne zur Bauakte, Prüfprotokolle zur Maschine, Fotos zum Gutachten, Messdaten zum Audit: Sie liegen auf einem Netzlaufwerk, in einem Mail-Anhang oder hinter einem Freigabe-Link. Nach ein paar Jahren ist das Laufwerk umgezogen, das Postfach archiviert und der Link abgelaufen. Die Papierakte findet man noch, die Dateien dazu oft nicht mehr.
Haptische Datenhoheit dreht das um. Was zur Akte gehört, kommt auf einen Stick und wird mit der 80-mm-Lochung nach DIN ISO 838 direkt zwischen die Blätter geheftet. Papier und Datei haben denselben Ort, dasselbe Aktenzeichen und dieselbe Aufbewahrung. Wir glauben nicht an weniger digital. Wir glauben, dass das Wichtigste zusätzlich einen Ort braucht, den man in die Hand nehmen kann.
Drei Grundsätze für die Ablage
Übergabe statt Freigabe
Ein Link öffnet einen Zugang, der oft länger offen bleibt als geplant. Ein Stick geht an genau einen Empfänger. Sie wissen, wer ihn bekommen hat, wie bei einer Papierakte.
Ein fester Stand
Was übergeben wurde, bleibt so. Mit auditSafe™ wird der Stick nach dem Bespielen versiegelt. Nach der Versiegelung weist der Controller Schreib- und Löschbefehle ab. Im normalen Gebrauch lässt sich die Sperre nur mit dem FiLEREX-Produktionstool aufheben.
Griffbereit ohne Netz
Zum Lesen braucht es einen Rechner mit USB-Anschluss, kein Konto, kein Portal und keinen Vertrag. Fallen Netz oder Anbieter aus, liegt das Wichtigste weiter im Ordner.
Wo liegen die Dateien zur Akte? Vier Wege im Vergleich
Jeder Weg hat seine Stärke. Für laufende Arbeit ist das Netz der richtige Ort, für feste Stände zur Akte der Ordner.
| Frage | Netzlaufwerk | Freigabe-Link in der Cloud | CD oder DVD in der Hülle | Abheftbarer USB-Stick |
|---|---|---|---|---|
| Wo liegen die Daten? | Auf dem Server im Haus | Beim Anbieter | In einer Hülle im Ordner | Abgeheftet zwischen den Blättern |
| Was braucht der Leser? | Zugang zum Netz und passende Rechte | Netz, Konto oder einen gültigen Link | Ein Laufwerk, das vielen neuen Rechnern fehlt | Einen USB-Anschluss |
| Bleibt der Stand fest? | Nur mit eigener Versionierung | Je nach Anbieter und Einstellungen | Ja, nach dem Brennen | Ja, wenn der Stick mit auditSafe versiegelt ist |
| Lässt sich etwas nachtragen? | Jederzeit | Jederzeit | Nein, nur mit einer neuen Disc | Mit der Industry-Line jederzeit, mit auditSafe Enterprise in einem offenen Bereich neben dem versiegelten |
| Wofür es stark ist | Laufende Arbeit im Team | Zusammenarbeit über Firmengrenzen | Ältere Übergaben, die noch im Archiv stehen | Feste Stände, die zur Akte gehören |
Mehr zum Wechsel von der Disc zum Stick: USB-Stick in der Maschinenakte.
Was stand am Tag der Übergabe in der Akte?
Jahre nach einer Übergabe kommt die Frage: Welche Fassung haben wir damals geliefert? Online-Fassungen werden überarbeitet, das ist normal. Später zu zeigen, was an einem bestimmten Tag galt, ist schwer.
Ein versiegelter Stick hält diesen Stand fest. Die Brennvorlage mit der Prüfsummenliste (SHA-256) bleibt bei Ihnen, das Übergabeprotokoll hält fest, wer was bekommen hat. Aufgrund seiner Beschaffenheit kann der versiegelte Stick Sie im Haftungsfall dabei unterstützen, den Originalzustand Ihrer Dokumentation nachzuweisen. Wie das im Einzelfall gewertet wird, entscheidet das Gericht.
Zusammenstellen
Was zur Akte gehört und was der Empfänger sehen darf, vollständig und geprüft.
Bespielen
In Ihrem Haus, durch Ihre eigenen Leute. Kein Dienstleister bekommt die Daten zur Kopie.
Versiegeln
Mit auditSafe in 10 bis 30 Sekunden, wenn der Stand bleiben soll.
Abheften
Der Stick kommt in den Ordner, die Übergabe ins Protokoll.
Haptische Datenhoheit in der Praxis
Überall dort, wo eine Papierakte geführt wird und digitale Unterlagen dazugehören.
Maschinenakte
Anleitung, Schaltpläne und Softwarestände als versiegelter Offline-Zwilling an der Maschine, ergänzend zur Online-Fassung.
Bauakte
Bestandspläne, Abnahmeprotokolle und Fotos im Übergabeordner, beim gedruckten Plan.
Audit-Ordner
Messprotokolle, Kalibrierdaten und Schulungsnachweise direkt beim Leitdokument.
Vorgangsakte
Pläne, Geodaten und Gutachten in der Objekt- oder Vorgangsakte der Verwaltung.
Handakte
Datenräume, E-Mail-Exporte und Bildmaterial bei den Schriftsätzen in der Kanzlei.
Beschriftet
Mit Aktenzeichen, Farbe oder Logo, damit jeder Stick seiner Akte zugeordnet bleibt.
Was Haptische Datenhoheit nicht verspricht
Eine Haltung ist nur so viel wert wie ihre Grenzen.
Keine Verschlüsselung
Der Stick verschlüsselt nicht. Ist der Inhalt vertraulich, gehört er wie die Papierakte in einen verschlossenen Schrank.
Keine Kontrolle danach
Wer den Stick hat, kann lesen und kopieren. Geben Sie nur weiter, was der Empfänger sehen darf.
Kein Backup
Der Stick hält einen Stand fest. Original und Datensicherung bleiben in Ihrem System.
Keine Abwehr
Er wehrt keinen Angriff ab. Er sorgt dafür, dass im Ernstfall noch etwas da ist.
Welche Stufe passt?
Alle drei lassen sich abheften. Sie unterscheiden sich darin, was nach der Übergabe noch änderbar ist.
Stufe 1
Industry-Line
Schreiben. Lesen. Wiederbeschreibbar. Für Daten, die sich ändern dürfen: Projektakten, Service, Schulung, interne Akten.
Stufe 2
Industry-Line mit auditSafe
Schreiben. Versiegeln. Lesezugriff. Eine Partition, per WORM gesperrt. Für Stände, die so bleiben sollen, wie Sie sie übergeben.
Stufe 3
Industry-Line mit auditSafe Enterprise
Offen. Versiegelt. Gleichzeitig. Zwei Partitionen auf einem Stick: eine versiegelt für den festen Stand, eine offen für spätere Einträge.
Häufige Fragen
Ist ein USB-Stick revisionssicher?
Nein. Revisionssicherheit ist die Eigenschaft eines Verfahrens aus Organisation, Software und Dokumentation, nicht eines Geräts. Ein versiegelter Stick kann darin ein Baustein sein: Nach der Versiegelung weist der Controller Schreib- und Löschbefehle ab. Im normalen Gebrauch lässt sich die Sperre nur mit dem FiLEREX-Produktionstool aufheben.
Was bedeutet Haptische Datenhoheit?
Es ist die Philosophie von FiLEREX: Wichtige Daten gehen von Hand zu Hand, der übergebene Stand bleibt stehen, und das Wichtigste liegt griffbereit im Ordner. Umgesetzt wird sie mit einem USB-Stick, der sich wie ein Blatt Papier abheften lässt.
Ist der Stick verschlüsselt?
Nein. Der Stick selbst verschlüsselt nicht. Vertrauliche Inhalte gehören wie Papierakten unter Verschluss.
Ersetzt der Stick Netzlaufwerk oder Cloud?
Nein. Das Original bleibt im führenden System. Der Stick ergänzt es um einen festen Stand am Ort der Akte, und beim Weitergeben kann er den Freigabe-Link ersetzen.
Kann man einen versiegelten Stick wieder beschreiben?
Nach der Versiegelung weist der Controller Schreib- und Löschbefehle ab. Im normalen Gebrauch lässt sich die Sperre nur mit dem FiLEREX-Produktionstool aufheben. Für Daten, die sich ändern dürfen, gibt es die wiederbeschreibbare Industry-Line.
Wer bespielt den Stick?
Sie selbst, im eigenen Haus. Kein Dienstleister bekommt Ihre Daten zur Kopie, weder FiLEREX noch Dritte.
Wie lange bleiben die Daten lesbar?
Das Datenblatt nennt bis zu zehn Jahre Datenerhalt bei stromloser Lagerung. Auf die Hardware gibt FiLEREX zehn Jahre Herstellergarantie, ein Datenverlust ist davon nicht umfasst. Das Original bleibt deshalb im führenden System.
Was unterscheidet den Stick von einer USB-Hülle im Ordner?
In einer Hülle liegt ein gewöhnlicher Stick in einer Tasche. Der abheftbare Stick hat die Lochung im Gehäuse und wird selbst abgeheftet, aus einem Teil, ohne Kappe.
Holen Sie das Wichtigste zurück in die Akte.
Testen Sie den Stick im eigenen Ordner. Das Muster ist kostenlos.