Notariate & Kanzleien: Mandantensichere Archivierung und physische Datenhoheit
Im juristischen und beratenden Umfeld gelten höchste Anforderungen an die Vertraulichkeit, den Datenschutz und die lückenlose Dokumentenführung. Während die klassische Handakte Verträge, Urkunden und Schriftsätze geordnet bereithält, wachsen die dazugehörigen digitalen Datenmengen – von umfangreichen Abschlüssen über digitale Beweismittel bis hin zu komplexen vertraglichen Anlagen – kontinuierlich an. Die patentierte FiLEREX-Systemlösung bietet die perfekte Brücke für die anspruchsvolle Kanzleiorganisation. Sie heftet digitale Datenträger physisch, geschützt und unverlierbar direkt bei den gedruckten Originaldokumenten in der Handakte. Das sichert Juristen und Steuerberatern die vollständige physische Datenhoheit und schützt sensible Mandantendaten vor unbefugtem digitalen Abfluss.
Konkrete Einsatzszenarien im Kanzlei- und Notariatsalltag
M&A-Transaktionen & Gesellschaftsrecht
Bei komplexen Unternehmensverkäufen (M&A), Umstrukturierungen oder Unternehmensnachfolgen entstehen riesige digitale Datenräume mit tausenden Seiten an Due-Diligence-Unterlagen. Nach dem Vertragsabschluss (Closing) müssen diese Datenbestände absolut unveränderbar und langfristig archiviert werden. Das direkte Abheften der digitalen Datenräume auf primeStorage©-Datenträgern direkt in der physischen Hauptakte des Notariats garantiert den beteiligten Parteien eine geschlossene, manipulationsgeschützte Dokumentation des exakten Transaktionsstands.
Beweismittelarchivierung in der Prozesspraxis
In Gerichtsverfahren spielen digitale Beweismittel wie hochauflösendes Bildmaterial, Videoaufnahmen von Überungskameras, Audio-Dateien oder vollständige E-Mail-Exporte eine immer wichtigere Rolle. Diese sensiblen Daten lassen sich kaum sinnvoll ausdrucken. Durch das direkte Einheften des Datenträgers in die physische Mandanten- oder Ermittlungsakte bleibt das digitale Beweismittel untrennbar mit dem jeweiligen Schriftsatz verbunden – jederzeit für den Anwalt ohne Netzanbindung griffbereit.
Rechtssichere Nachlass- & Objektverwaltung
Bei der Verwaltung von Nachlässen, komplexen Stiftungen oder gewerblichen Immobilienfonds müssen Testamente, Teilungserklärungen, Grundbuchauszüge und detaillierte Bestandslisten jahrzehntelang sicher verwahrt werden. Die physische Speicherung der digitalen Dokumente direkt im dazugehörigen Stammordner schützt vor dem Verlust einzelner Dateien auf Kanzleiservern und stellt sicher, dass auch nach Jahren jeder Nachfolgesachbearbeiter den Vorgang sofort vollständig und fehlerfrei einsehen kann.
Technische B2B-Vorteile für die Rechtspraxis
FiLERERX Speicherlösungen sind exakt auf die strengen Sicherheits- und Compliance-Vorgaben von Kanzleien und Notariaten abgestimmt:
- Garantierter Datenerhalt über die kritische Dekade: Verwendung selektierter Speicherbausteine aus ISO 9001-zertifizierter Halbleiter-Fertigung für eine sichere Ladungsstabilität (bis zu 10 Jahre) bei stromloser Lagerung im Handaktenordner.
- Absoluter Schutz vor Cyber-Risiken (Air-Gapping): Die physische Speicherung sensibler Mandantendaten auf abheftbaren USB-Medien isoliert die Daten vollständig vom Internet. Das bietet maximalen Schutz vor Ransomware-Angriffen und unbefugtem Online-Zugriff.
- auditSafe© WORM-Technologie (Optional): Für die absolut fälschungssichere Dokumentation sperrt die optionale WORM-Technologie die Daten physisch gegen jede nachträgliche Veränderung, Überschreibung oder Löschung.